3, 2, 1 – Datensicherung!

Neulich bei einer Fernwartung musste ich wieder einmal die Frage stellen: „Haben Sie eine aktuelle Datensicherung?“ Mein Gegenüber verneinte die Frage. So konnte ich unserem Kunden nicht weiterhelfen. Die fehlenden Datensätze waren wohl durch eine unachtsame Aktion versehentlich gelöscht worden. Zum Glück hatte die Mitarbeiterin das Fehlen der jüngst erfassten Daten zeitnah bemerkt. Mit viel Überlegen und Arbeit hat sie die Daten mühevoll rekonstruiert. Zeit, die man sinnvoller hätte nutzen können. In diesem Fall war der Schaden noch überschaubar.

Das sollten Sie wissen

Bereits vor einigen Jahren wurde eine Studie veröffentlicht, die zu dem Ergebnis kam, dass 95% aller Unternehmen, die einen totalen Datenverlust erleiden danach insolvent werden. Aber auch ganz aktuell haben Sie es vielleicht schon einmal in den Medien mitbekommen, viele Unternehmen werden Opfer von Cybererpressung. Durch ein eingeschleustes Schadprogramm werden Daten verschlüsselt. Den Entschlüsselungscode bekommt man erst nach Zahlung eines Lösegeldes – vielleicht. Viele Unternehmen gehen verständlicherweise darauf nicht ein. Eine Wiederherstellung der Daten ist dann nur durch den Rückgriff auf eine aktuelle Datensicherung möglich.

Aber so dramatisch muss es ja gar nicht kommen. Schon der Ausfall einer defekten Hardware z.B. eines Servers oder NAS kann zu erheblichen Datenverlusten führen. Die Lösung für solche Probleme ist eigentlich relativ simpel. Regelmäßige Datensicherungen bewahren Unternehmen auf jeden Fall vor einem totalen oder teilweisen Datenverlust. Und dabei ist das Erstellen von Datensicherungen überhaupt gar keine große Sache. Beachten Sie einige Punkte und Sie sind vor einem gefährlichen Verlust Ihrer Daten gefeit.

Eine Methode 3, 2, 1

Haben Sie schon einmal von der 3, 2, 1 Regel gehört? An dieser Eselsbrücke können Sie sich gut orientieren, wenn Sie ein eigenes Datensicherungsmanagement etablieren wollen. Was bedeutet diese Regel? Die erste Zahl Drei besagt, dass man unbedingt mindestens drei unterschiedliche Datenstandversionen speichern soll. Das könnten beispielsweise sein, der Datenstand von gestern, von vor einer Woche und von vor einem Monat. Warum drei Daten Versionen? Wenn heute eine Hardware defekt wird, kann man sie austauschen und dann auf den Datenbestand des Vortages zurückgreifen.

Leider kommt es häufig vor, dass man einen Datenverlust erst später bemerkt. Z.B. durch das Fehlen einer Datei oder bestimmter Datensätze. So etwas geschieht häufig durch unbemerktes Löschen. Dann ist es von Vorteil, wenn man auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen kann, in der diese Daten noch vorhanden sind. Sollten auch in der vorletzten Datensicherung die entsprechenden Daten nicht vorhanden sein, so geht man zeitlich einen weiteren Schritt zurück. Dabei ist drei als absolute Untergrenze zu sehen. Es dürfen auch gerne mehr sein. Es macht Sinn, für die letzten sieben Tage je einen Sicherungssatz zu haben. Für die drei Monate davor, für jede Woche einen Satz. Für die Zeit davor reicht meist ein Satz pro Monat, Zeitraum 12 Monate.

Was bedeutet die Zwei? Die Zwei soll Sie daran erinnern, dass Sie einen Sicherungssatz mindestens auf zwei unterschiedlichen Medien speichern. Diese Medien können sein, eine serverseitige Festplatte und eine externe Festplatte, DVDs oder USB-Stick und sonstige Speichermedien. Dadurch soll sichergestellt werden, dass man bei einer Fehlfunktion eines Speichermediums, einen zweiten Datensicherungsstand auf einem anderen Medium hat.

Was bedeutet nun die Eins? Die Eins steht dafür, dass mindestens ein Datensicherungssatz außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden sollte. Das könnte z. B. ein Bankschließfach sein, ein Tresor in Privaträumen, oder das Ablegen der Datensicherung in einer Cloud. Warum ist das wichtig? Es kann vorkommen, dass die Betriebsräume zerstört werden, durch Brand, Naturkatastrophen, Einbruch und Vandalismus. Auch in einem solchen Fall ist durch die externe Lagerung ein Rückgriff auf eine Datensicherung möglich.

Etablieren Sie einen Datensicherungsprozess

Wenn Sie für ihr Unternehmen ein Systemhaus oder IT Dienstleister beauftragt haben, sollten Sie einmal nachfragen, wie diese für Datensicherungen gesorgt haben. Ebenso sollten Sie das hinterfragen, wenn eine IT Abteilung in Ihrem Unternehmen dafür zuständig ist. Auch IT Fachleute schludern bei diesem Thema gerne.

Möchten Sie die Sache selbst in die Hand nehmen, weil Sie weder eine entsprechende Abteilung noch auf einen externen Dienstleister zurückgreifen wollen, so ist das gar nicht kompliziert. Es gibt spezialisierte Programme für diese Aufgabe. Selbst kostenlose Programme haben hier einen guten Leistungsumfang. Auf jeden Fall sollten Sie das Datensicherungssystem so einrichten, dass es automatisch und selbstständig so viel Arbeit wie möglich erledigt. Kommt man auf die Idee, die Datensicherung regelmäßig händisch selbst durchzuführen, so endet das meist in vergessenen Datensicherungen.

Solange wir Software anbieten werden wir von Anwendern gefragt, ob denn das Programm eine eingebaute Datensicherungsfunktion hätte. Da dieser Kundenwunsch mehrfach geäußert wurde, haben unsere Programme in der Regel eine solche Option. Grundsätzlich machen aber isolierte Datensicherungen keinen Sinn. Eine Datensicherung sollte systemweit und mit spezialisierten Programmen durchgeführt werden. Denn nicht nur die Daten unseres Programmes müssen gesichert werden. Denken Sie nur daran, wie viele Dateien Sie alleine mit Office Programmen erstellen und pflegen. Da brauchen Sie ein systemübergreifendes Werkzeug.