Thomas H. Grimm

XRechnung und allegro:Faktura: Was Sie wissen müssen

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Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das bereits im B2G-Bereich (Geschäfte mit der öffentlichen Hand) verpflichtend ist. Ab Januar 2025 müssen Sie alle Rechnungen, die Sie an gewerbliche Kunden schreiben (B2B), als XRechnung ausstellen.
Bei der XRechnung werden alle erforderlichen Rechnungsdaten in einem einheitlichen Rahmen zusammengeführt und als XML-Datei per E-Mail an den Empfänger übermittelt.

Dieses neue Format bringt spezifische Anforderungen mit sich. Wenn Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, sollten Sie sich mit den Details und der Umsetzung vertraut machen. Aber keine Angst, so schlimm ist das alles nicht, wir haben vorgesorgt.

E-Rechnung in PDF umwandeln

Um es gleich vorweg zu sagen. Nein – man kann keine PDF Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln. Da in einer PDF Rechnung die Struktur der Daten rein zufällig sind, können die Daten nicht zweifelsfrei identifiziert werden. Hinzu kommt, dass aktuelle Rechnungen weniger Informationen bereithalten, als für die E-Rechnung Pflicht sind. Zuletzt müssen bestimmte Angaben mittels einer normierten Codierung ausgedrückt werden. Die sind ebenfalls nicht auf einer herkömmlichen Rechnung zu finden.

Eine E-Rechnung in ein PDF zu wandeln, ist allerdings möglich, weil die Struktur der Daten fest definiert ist. Um sowohl ein menschenlesbares Format als auch die technische Formatierung zu erhalten, erzeugt allegro:Faktura beides, die Rechnung als PDF und im Format der XRechnung.

Was bedeutet XRechnung für Sie?

Die Einführung der XRechnung macht die Rechnungsstellung komplexer. Während die bisherigen Pflichtangaben für Rechnungen laut Steuergesetzen noch überschaubar waren, verlangt die XRechnung eine größere Menge an strukturierten Informationen.

Zusätzlich müssen viele Angaben codiert werden, etwa die Bezahlart. Bisher konnten Sie freitextlich Begriffe wie „Überweisung“ oder „Rechnung“ nutzen. Nun ist ein vorgegebener Code erforderlich, der eine klar definierte Begrifflichkeit erfordert.

Ab Januar wird die E-Rechnung in allen Branchen und Bereichen der Wirtschaft verpflichtend. Wir erwarten, dass es nach einer Rückkopplungsphase zu Anpassungen und Ergänzungen in den Standards kommt. Änderungen, die allegro:Faktura betreffen, werden wir so schnell wie möglich implementieren. Zudem nehmen wir Ihre Rückmeldungen zu Erweiterungsbedarfen gerne auf.

Neuerungen in allegro:Faktura

Um die Anforderungen der XRechnung zu erfüllen, wurde allegro:Faktura an mehreren Stellen erweitert und angepasst. Dabei haben wir darauf geachtet, die Neuerungen so unauffällig wie möglich in den bestehenden Workflow zu integrieren. Dennoch gibt es einige Änderungen, auf die Sie sich einstellen müssen:

  • Neue Pflichtfelder wurden hinzugefügt, wodurch Fenster und Register neu strukturiert wurden.
  • Für bestimmte Felder, wie die Bezahlart oder Mengeneinheiten, sind nur noch festgelegte Werte zulässig.
  • Nach einem Update müssen Sie Ihren Datenbestand überprüfen und gegebenenfalls ergänzen.

Pflichtfelder sind in der Benutzeroberfläche von allegro:Faktura durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Tipps zur Vorbereitung

Tipp 1: Artikelstamm aktualisieren
Beginnen Sie mit der Überarbeitung des Artikelstamms, insbesondere der Mengeneinheiten. Konzentrieren Sie sich zunächst auf häufig genutzte Artikel. Seltener verkaufte Artikel können Sie bei Bedarf anpassen. So stellen Sie sicher, dass neue Aufträge von Anfang an alle notwendigen Artikeldaten enthalten.

Tipp 2: Kundenstamm Schritt für Schritt bearbeiten
Es ist sinnvoll, Kundendaten erst dann zu aktualisieren, wenn Sie für einen Kunden erstmals eine XRechnung erstellen. Auf diese Weise können Sie den Datenbestand schrittweise im laufenden Betrieb anpassen und sparen Zeit bei nicht mehr aktiven Kunden. („Karteileichen“). Die Daten Ihrer Stammkunden hingegen sollten Sie vorab überarbeiten.

Tipp 3: Vorbereitung vor dem Stichtag
Machen Sie sich rechtzeitig mit den Anforderungen der XRechnung vertraut. Bereiten Sie Ihre Daten vor dem Stichtag am 1. Januar vor, um unnötige Unterbrechungen im laufenden Betrieb zu vermeiden.

Unterstützung durch allegro:Faktura

allegro:Faktura prüft Ihre XRechnungen automatisch auf Vollständigkeit und meldet, wenn Pflichtangaben fehlen.

Detaillierte Informationen zur XRechnung finden Sie in der Hilfe von allegro:Faktura. Sie erreichen diese über das Fragezeichen-Symbol oben rechts oder den Bereich „Info, Hilfe“ in der linken Navigationsleiste.

Sollten noch Fragen offenbleiben, können Sie uns per E-Mail kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne bei der Umstellung!

Zur allegro:Faktura Homepage

Software sinnvoll testen. So klappt es.

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Testversion

Vor Kurzem hatte ich ein interessantes Erlebnis, das ich gerne mit Ihnen teilen möchte. Ein Freund empfahl mir eine vielversprechende Software von aufstrebenden Entwicklern. Auf ihrer Website fand ich rasch den Downloadlink für eine Testversion, die 14 Tage lang nutzbar sein sollte – eine gängige Praxis bei Trial-Software.

Der Download begann mit der Anforderung meiner E-Mail-Adresse und meines Vornamens, was ich normalerweise nicht sonderlich mag. Erst nach geraumer Zeit traf die erwartete E-Mail mit dem Download-Link ein. Überraschenderweise war dieser Link personalisiert und enthielt einen individuellen Code, den ich als Softwareentwickler sofort als solchen erkannte. Diesen soll der Interessent bei der Installation eingeben.

Bei der Installation stieß ich auf ein unerwartetes Hindernis: Die Testversion konnte nicht aktiviert werden, da sie keine Internetverbindung herstellen konnte. Dies bedeutet, dass der Hersteller unbemerkt meine Softwarenutzung in der Testphase überwacht – ohne mein Einverständnis oder einen Hinweis darauf. Für mich war dies ein klarer Ausschlussgrund. Weg damit.

Einschränkung bei Testsoftware

Einschränkungen in Testversionen sind normal, doch sie sollten so gestaltet sein, dass Interessenten die Software umfassend erkunden können. Meistens treffen Sie auf zwei Arten von Testversionen.

Die erste Art beschränkt die Nutzung auf eine begrenzte Anzahl von Starts, was jedoch heutzutage selten vorkommt. Die zweite, weitverbreitetere Art setzt eine zeitliche Begrenzung von in der Regel 14 Tagen. Innerhalb dieser Frist ist die Software uneingeschränkt nutzbar, was jedoch zeitlichen Druck auf den Tester ausübt.

Idealerweise sind Testversionen uneingeschränkt in ihrer Nutzung, weisen jedoch einige Besonderheiten auf, wie beispielsweise Wasserzeichen auf Ausdrucken oder eine Beschränkung bei der Anzahl der anzulegenden Datensätze. Diese Maßnahmen beeinträchtigen nicht die Testmöglichkeiten.

Verschaffen Sie sich eine Übersicht

Nach erfolgreicher Installation und dem ersten Programmstart sollten Sie auf Beispieldaten, Voreinstellungen und Vorlagen achten. Ein benutzerfreundlicher Hersteller wird Ihnen den Einstieg damit erleichtern und die Arbeitsweise der Software verständlich erklären.

Durchstöbern Sie die Menüs, probieren Sie Begriffe und Funktionen aus, die Sie erwarten. Setzen Sie die Software anhand der Beispieldaten in Aktion, generieren Sie Listen, erstellen Sie Ausdrucke, importieren und exportieren Sie Daten. Dies wird Ihnen schnell zeigen, ob Sie sich mit der Softwarelogik zurechtfinden.

Tun Sie, was Sie tun wollen

Setzen Sie die Software so ein, wie Sie es in Ihrer täglichen Arbeit tun würden. Versuchen Sie, Rechnungen zu erstellen, Artikel und Kunden anzulegen, und prüfen Sie, ob die Software Ihre Anforderungen erfüllt. Prüfen Sie, ob Sie ihre Daten sinnvoll einpflegen können. Ob dafür alle benötigten Eingabemöglichkeiten vorhanden sind.

Beachten Sie jedoch, dass flexible Softwarelösungen oft eine gewisse Komplexität aufweisen. Daher kann es notwendig sein, einen Blick in die Online-Hilfe oder das Handbuch zu werfen, um alle Funktionen zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Fragen beantwortet sind, und kontaktieren Sie den Anbieter, wenn Sie Unterstützung benötigen. Er sollte Ihnen freundlich und kompetent begegnen.

Schalten Sie frei

Wenn die Software Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie sich mit der Freischaltung befassen. Die Freischaltung sollte möglichst unkompliziert sein, ohne eine erneute Installation oder Datenverluste zu verursachen. In idealen Fällen genügt die Eingabe eines Freischaltcodes, um von der Testversion zur Vollversion zu wechseln.

Profitieren Sie vom Bonustipp

Abschließend empfehle ich, Software in einer geschützten Testumgebung zu evaluieren, um unbemerkte Serververbindungen zu verhindern. Eine Sandbox ist hierbei äußerst nützlich. Eine Sandbox simuliert eine virtuelle Umgebung, in der Sie Software ohne Risiko für Ihr Hauptbetriebssystem installieren und testen können. So können Sie Software gründlich prüfen, ohne Ihr System zu überlasten oder Sicherheitsrisiken einzugehen. Am Ende der Testphase löschen Sie die Sandbox und damit wird alles restlos wieder entfernt. Prüfen Sie mehrere Programme ein immenser Vorteil, da Sie Ihr System nicht mit Datenmüll belasten.

Weil durch die Installation von unbekannter Software immer auch Sicherheitsrisiken verbunden sind, bieten einige Antivierenprogramme Sandboxen an, meist als Zusatzfunktion. Es gibt sie aber auch als eigenständige Programme, z. B. Sandboxie.

Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um Software effektiv zu testen und die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Fünf Tipps, die Sie bei der Auswahl einer Software beachten sollten!

von
Türen

Eine Fehlentscheidung kann Sie viel Zeit und Geld kosten. Diese 5 Tipps werden Sie bei der Softwareauswahl vor einem großen Fehler bewahren.

Die Entscheidung, eine bestimmte Software für einen zentralen Bereich Ihrer Arbeit einzusetzen, hat weitreichende Konsequenzen. Ist eine Entscheidung für eine Software gefallen, muss sie installiert und dann eingerichtet werden. Selbst bei pfiffigem Mitarbeitern und einem überschaubaren Funktionsumfang muss eine Einweisung erfolgen. Auch eine Schulung zur Software kann erforderlich sein. Nach und nach werden Sie das Programm mit ihren Daten füllen. Stellt sich nun nach einiger Zeit heraus, dass die Software überhaupt nicht zu ihnen passt, ist Zeit verloren und Geld versenkt. Mit unseren fünf Tipps vermeiden Sie die größten Fehler.

1 Features, die Sinn machen

Wir kennen das alle, wir entscheiden uns für ein Produkt, weil es reichlich mit Optionen ausgestattet ist. Nach einer kurzen Nutzungszeit stellen wir oft fest, die meisten Features brauchen wir überhaupt nicht. Natürlich ist eine Software nicht nur auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten, sondern muss für einen größeren Kundenkreis von Interesse sein. Deshalb müssen Sie die Software daraufhin untersuchen, ob dort möglichst all die Dinge enthalten sind, die sie unbedingt brauchen. Dazu erstellen Sie eine Liste mit Features, die Sie unbedingt benötigen, sogenannte KO-Kriterien. Erstellen Sie eine zweite Liste weiterer Optionen, welche die KO-Kriterien sinnvoll ergänzen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie zumindest gelegentlich brauchen werden – Ergänzungen. Als Drittes notieren Sie Dinge, von denen es schön wäre, sie zu haben – nice to have. Mit diesen drei Listen klopfen Sie dann die Software ab, die Sie nutzen wollen. So stellen Sie sicher, dass ihre Anforderungen weitgehend abgedeckt werden.

2 Verbesserung des Workflows

Der Einsatz einer Software soll ihnen ihre Arbeit erleichtern. Die Anwendung sollte daher so gestalten sein, dass Sie schneller, effizienter, fehlerfreier arbeiten. Ob eine Software dies leistet, lässt sich nicht anhand eines Kataloges von Optionen herausfinden. Dies testet man am besten mithilfe einer Testversion. Bietet ein Hersteller so etwas nicht an, sollten Sie ihn sofort ausschließen. Auch sollte sie die Testversion nicht unter Zeitdruck setzen, weil Sie nur wenige Tage lauffähig ist. Die Entscheidungsfindung dauert meist länger als nur 7 oder 14 Tage. Vertrauen Sie Demoversionen, die alle Möglichkeiten zeigen und das unbefristet.

Natürlich hat eine Demoversion einer Software immer irgendwelche Einschränkungen. Diese sollten vom Anbieter allerdings so gestaltet sein, dass sie den Nutzwert der Testversion nicht einschränken. So könnte die Anzahl der einzugebenden Datensätze begrenzt sein. So etwas stellt aber kein Problem dar. Ob Sie eine CRM-Software mit 50 oder mit 500 Adressen Testen macht für die Prüfung keinen Unterschied. Funktionen, die Sie in der Testversion nicht ausführen können oder die nicht enthalten sind, verhindern dagegen eine umfassende Prüfung.

3 Werkzeuge, die Sie verstehen

Ebenfalls nur in einer echten Demoversion können Sie testen, ob die vorhandenen Werkzeuge sinnvoll gestaltet sind. Zunächst ist es wichtig, dass Sie die Werkzeuge verstehen, die ihnen zur Verfügung stehen. Es muss klar sein, was sie mit einer Funktion erreichen können. Außerdem muss die Handhabung intuitiv sein. Nur so kommen Sie schnell zu einem gewünschten Ergebnis.

Aber eines ist auch klar. Eine leistungsfähige Software ist ein komplexes Produkt. Nicht alles kann intuitiv erfasst werden. Daher ist es immer mal wieder notwendig, Dinge im Handbuch oder der Online-Hilfe nachzuschlagen. Auch mit einer ausführlichen und verständlichen Dokumentation zeichnet sich eine gute Software aus. Darin sollten die Werkzeuge des Programms erklärt werden und wie man damit arbeitet Wird die Funktion eines Buttons lediglich mit einer Umschreibung seiner Beschriftung erklärt (Löschen – Hier löschen Sie einen Datensatz), nützt das gar nichts. Stoßen Sie auf so etwas, wissen Sie, der Hersteller hat nicht viel Arbeit investiert. Wollen Sie so jemanden vertrauen?

4 Anpassung an ihre Arbeitsweise

Die Software sollte so flexibel sein, dass sie sich an ihr Geschäftsmodell anpasst. Ein Unternehmen vergibt Rabatte immer abhängig vom Auftragswert, ein anderes macht den Rabatt vom Kunden abhängig. Eine flexible Rechnungssoftware zwingt Ihnen nicht eine bestimmte Vorgehensweise auf. In einem Lager gibt es feste Lagerplätze für die Artikel, ein anderes Lager wird nach dem chaotischen Lagersystem geführt. Die passende Lagersoftware ermöglicht, Ihnen Ihr System beizubehalten und zwingt Sie nicht zur Umstellung. Diese beiden Beispiele sollen klar machen, die Software muss alles das bereithalten, was Sie für ihre Arbeitsweise brauchen. Sie müssen die Möglichkeit haben, mit der Software ihre Geschäftsvorfälle so abzubilden, wie sie bei Ihnen ablaufen. Zwingt Sie, die Software davon abzuweichen, passt sie nicht zu Ihnen.

Aber Eines ist natürlich auch klar. Sie werden keine Software finden, die in allen Punkten zu 100% ihrer Arbeitsweise entspricht. Kleine Abstriche sind immer in Kauf zu nehmen. Aber eine Anwendung, die Sie in ein bestimmtes Korsett zwingt, sollten Sie meiden.

5 Zukunft schon eingebaut

Sie kennen es, aus ihrer beruflichen Praxis. Sie tun heute viele Dinge und bewältigen heute Aufgaben, an die sie vor zwei, drei Jahren vielleicht noch gar nicht gedacht haben. Auch einer solchen Herausforderung muss sich Ihre zukünftige Software stellen. Selbst wenn sie ihre KO-Kriterien und Wunschfeatures erfüllt, sollten Sie darauf achten, dass die Software Möglichkeiten für einen Ausbau bietet. Es muss möglich sein, mit der Software auch Daten erfassen zu können, an die Sie heute noch nicht denken. Klopfen Sie daher eine Software daraufhin ab, ob es Ausbau-Features gibt. Schauen Sie nach zusätzlichen Feldern, die Sie selbst einrichten können, neue Datenbanken anlegen, selbst Listen erstellen, Auswertungen kreieren, Abfragen formulieren.

Prüfen Sie auch den Anbieter. Dieser sollte unbedingt ein Customizing der Software anbieten. Unter Customizing versteht man einen Service, bei dem der Hersteller das Programm nach ihren Vorstellungen anpasst. So stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf zukünftig benötigte Features nachgerüstet bekommen. Nur so sichern Sie langfristig ihre Software-Investition.

Auch sollten Sie den Softwarehersteller genauer unter die Lupe nehmen. Wie lange gibt es das Unternehmen schon? Bietet es regelmäßig Updates für seine Software an? Wie ist der Support gestaltet? Nur wenn auch diese Faktoren stimmen, haben Sie eine Gewähr dafür, dass Sie die Software auch in einigen Jahren noch einsetzen können.

Wir wünschen ihnen viel Erfolg bei der Auswahl ihrer Unternehmenssoftware. Sollten Sie noch Fragen haben können Sie uns gerne ansprechen.

Wie man heute eine CRM Anwendung nutzen sollte

von
Projekte

Eine gute CRM Anwendung sollte neben der Datenspeicherung und einfachen Suchwerkzeugen auch Instrumente zu einer übergreifenden Organisation der Daten bereithalten. Mal eben eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse heraussuchen, das kann man auch mit einer Excelliste. Vielmehr kommt es darauf an, auch komplexere Zusammenhänge abbilden zu können. Das Herstellen von Beziehungen zwischen den Datensätzen ist dabei noch die einfachste Form.

Abseits der Anwendung muss man auch organisatorisch richtig aufgestellt sein. Das C von CRM sollte sich dabei nicht auf Kunden im engen Sinn beschränken. Vielmehr soll das System alle mit dem Unternehmen verbundene Einheiten verwalten. Dazu gehören Steuerberater und Rechtsanwälte ebenso wie Handwerker, externe Dienstleister, Amtsträger und Politiker. So hat man deren Daten nicht nur schnell im Zugriff, sie stehen auch für weitere Zwecke zur Verfügung.

Warum diese Anforderungen? Zur Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen. Sie möchten ein Event veranstalten, eine Hausmesse, eine Produktvorstellung, ein Jubiläum. Dazu sollen Kunden, Lieferanten, Presse und für das Unternehmen wichtige Multiplikatoren eingeladen werden. Für die Veranstaltung selbst braucht es zahlreiche Dienstleister. Hierzu zählen Caterer, Musiker oder DJ, Druckerei, Innenausstatter, Service- und Reinigungskräfte. An diesem Beispiel wird schnell klar, warum nicht nur Kunden ins CRM gehören. Sind all die benötigten Daten bereits im System, wäre es wünschenswert, damit auch das Event organisieren zu können.

Der Schlüssel dazu sind Projekte. ProAdress kann Projekte verwalten. Zur Vereinfachung sprechen wir im Folgenden von Adressen und meinen damit alle im CRM eingetragenen Firmen und Personen. ProAdress kann zu jeder Adresse unbegrenzt Kontakte, Dokumente und ToDos (Aufgaben) speichern. Damit lässt sich für jede Adresse eine komplette Historie führen. Eine übersichtliche Darstellung der Historie stellt ProAdress aus den gespeicherten Angaben selbst zusammen.

Durch Projekte lassen sich Kontakte, Dokumente und ToDos beliebig vieler Adressen zusammenfassen. Eine Adresse kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Adressen verknüpft werden. Projekte stellen eine zusätzliche Ordnungsebene dar. ProAdress stellt zu jeder Adresse nicht nur die Aktivitäten und Dokumente dar, sondern auch die verknüpften Projekte. ProAdress lässt dem Anwender die Wahl, Projekte zu nutzen. Es besteht aber keine Notwendigkeit für jede kleine, individuelle Aktion ein Projekt anzulegen.

Bei der Darstellung eines Projektes in ProAdress werden die Adressen zusammen mit Ihrer Funktion aufgelistet. Zu jeder Adresse werden dann auch die Kontakt-, Dokument-, und ToDo Einträge aufgelistet. Allerdings nur solche, die auch zum Projekt gehören.

Zurück zum Beispiel, dem Event. Es bietet sich an, hierfür zwei Projekte anzulegen. Das erste Projekt steuert alle Aktivitäten rund um den öffentlichen Bereich. Hierzu können Einladungen, Social Media, Pressemitteilungen und Ähnliches zählen. Das zweite Projekt begleitet die internen Aktivitäten wie Räumlichkeiten, Unterhaltung, Bewirtung, Technik, Beleuchtung etc.

Da es ProAdress ermöglicht, jede Adresse mit jedem Projekt zu verknüpfen, können alle im System erfassten Daten sofort und unmittelbar genutzt werden. Sollten später neue Adressen hinzukommen, können diese ebenfalls nahtlos ins Projekt integriert werden.

Grundsätzlich überlegt man für jedes Vorhaben, wie umfangreich es werden könnte. Danach wird die Aufteilung auf ein oder mehrere Projekte vorgenommen. Werden zu viele Punkte bzw. Adressen in ein Projekt gepackt, leidet die Übersichtlichkeit. Ebenso, wenn man die Aufteilung zu kleinteilig wählt. Dann muss man oft zwischen den Projekten springen, um Dinge einzutragen oder nachzuschauen.

Wir als Hersteller von ProAdress führen zu jedem Kunden i.d.R. drei Projekte. Das erste Projekt ist das Produkt. Damit decken wir alles um den Produktverkauf ab wie Beratung, Verkauf, Updates. Das zweite Projekt ist Support. Dort werden Info zu Supportanfragen, Fernwartungen und Lösungen verwaltet. Als drittes Projekt führen meist noch die Allgemeine Verwaltung. Dort verwalten wir Dinge wie die Wechsel von Ansprechpartner, Neuausstellung von Rechnungen und Ähnliches.

3, 2, 1 – Datensicherung!

von
Speichermedien

Wenn ich neulich bei einer Fernwartung gefragt habe, ob eine aktuelle Datensicherung vorhanden ist, musste ich leider feststellen, dass unser Kunde keine hatte. Es stellte sich heraus, dass wichtige Datensätze versehentlich gelöscht worden waren. Glücklicherweise bemerkte die Mitarbeiterin den Verlust schnell und konnte die Daten wiederherstellen, allerdings mit viel Aufwand und Zeit. In solchen Fällen ist es unerlässlich, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen, um solche unglücklichen Vorfälle zu vermeiden und die Zeit sinnvoller nutzen zu können.

Das sollten Sie wissen

Ein totaler Datenverlust kann für Unternehmen verheerende Auswirkungen haben. Eine Studie ergab, dass 95% aller betroffenen Unternehmen insolvent werden. Auch Cyber-Erpressungen können zu Datenverlusten führen, die nur durch eine aktuelle Datensicherung behoben werden können. Aber auch der Ausfall von Hardware wie Servern oder NAS kann zu einem erheblichen Datenverlust führen. Um solche Probleme zu vermeiden, empfehlen sich regelmäßige Datensicherungen. Das Erstellen von Datensicherungen ist einfach und kann dazu beitragen, Ihre Daten vor Verlust zu schützen. Mit ein paar einfachen Schritten sind Sie bestens für den Ernstfall gewappnet.

Eine Methode 3, 2, 1

Die 3, 2, 1 Regel ist ein einfaches Konzept, um ein sicheres Datensicherungsmanagement aufzubauen. Die erste Zahl Drei besagt, dass mindestens drei unterschiedliche Datenstandversionen gespeichert werden sollten. Warum drei? Für den Fall, dass eine Hardware defekt wird, kann man auf den Datenbestand des Vortages zurückgreifen. Wenn man einen Datenverlust erst später bemerkt, ist es von Vorteil, auf eine ältere Datensicherung zurückzugreifen, in der die verlorenen Daten noch vorhanden sind. Es macht Sinn, für die letzten sieben Tage je einen Sicherungssatz zu haben und für die drei Monate davor, für jede Woche einen Satz. Für die Zeit davor reicht meist ein Satz pro Monat.

Die Zwei besagt, dass mindestens ein Sicherungssatz auf zwei unterschiedlichen Medien gespeichert werden sollte. Das bedeutet, dass man z.B. einen Datensicherungssatz auf einer serverseitigen Festplatte und einen weiteren auf einer externen Festplatte, DVDs oder USB-Stick und sonstigen Speichermedien speichert. Dadurch ist sichergestellt, dass man bei einer Fehlfunktion eines Speichermediums einen zweiten Datensicherungsstand auf einem anderen Medium hat.

Die Eins steht dafür, dass mindestens ein Datensicherungssatz außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden sollte. Dies kann z.B. ein Bankschließfach, ein Tresor in Privaträumen oder das Ablegen der Datensicherung in einer Cloud sein. Warum ist das wichtig? Es kann vorkommen, dass die Betriebsräume zerstört werden, durch Brand, Naturkatastrophen, Einbruch und Vandalismus. Auch in einem solchen Fall ist durch die externe Lagerung ein Rückgriff auf eine Datensicherung möglich.

Etablieren Sie einen Datensicherungsprozess

Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einem Systemhaus oder IT-Dienstleister betreiben oder eine interne IT-Abteilung haben, sollten Sie sich erkundigen, wie diese Ihre Datensicherung handhaben. Auch IT-Experten können hierbei nachlässig sein, daher sollten Sie auch bei ihnen nachfragen. Wenn Sie die Datensicherung selbst übernehmen möchten, ist das gar nicht kompliziert. Es gibt spezialisierte Programme, einschließlich kostenloser Optionen, die eine gute Leistung erbringen. Das Datensicherungssystem sollte so eingerichtet werden, dass es automatisch und selbstständig die meiste Arbeit erledigt. Das manuelle Durchführen von Datensicherungen endet oft in vergessenen Backups.

Als Softwareanbieter werden wir häufig gefragt, ob unser Programm eine eingebaute Datensicherungsfunktion hat. Unsere Programme bieten normalerweise diese Option aufgrund der Anfragen der Kunden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass isolierte Datensicherungen keinen Sinn machen. Eine Datensicherung sollte systemweit und mit spezialisierten Programmen durchgeführt werden. Denn nicht nur die Daten unserer Programme müssen gesichert werden, sondern auch die zahlreichen Dateien, die Sie mit Office-Programmen erstellen und pflegen. Daher benötigen Sie ein systemübergreifendes Werkzeug.

Fernzugriff – was empfiehlt allegro:it für seine Produkte?

von
VPN

In letzter Zeit bekommen wir viele Anfragen von Unternehmen, die auf mehrere Standorte verteilt sind und ein gemeinsames System nutzen möchten. Auch ein kleines Beratungsunternehmen war bis auf 3 Mitarbeiter komplett auf unterschiedliche Standorte mit jeweils nur einem Mitarbeiter verstreut. Wie können sie alle unsere Software einsetzen und einen gemeinsamen Datenbestand nutzen?

Der Ausgangspunkt

Unsere Software läuft nicht als Service im Internet. Doch es gibt eine einfache Lösung: Man schafft einen Speicherort, auf den man aus der Entfernung zugreifen kann, über das Internet. Hierfür gibt es zwei technische Lösungen: ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) oder einen Terminalserver in Verbindung mit dem Zugriff per Remote Desktop. Wir präferieren den Terminalserver, da er unsere Anforderungen besser erfüllt.

Warum Terminalserver?

Ein Terminalserver ist im Grunde ein Windows Server, der so eingestellt ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig über das Remote Desktop Protokoll (RDP) zugreifen können. Jeder Anwender hat seinen eigenen Desktop, auf dem er arbeiten kann, wie vom Desktop PC oder Laptop gewohnt. Diese Konstellation erlaubt den Zugriff aus der Ferne über das Internet.

Um einen Terminalserver nutzen zu können, benötigen Sie ein Windows Server Betriebssystem und entsprechende Zugriffslizenzen. Eine solche Ausstattung können Sie über Anbieter und Dienstleister beziehen. Einige Anbieter nutzen für den Remote-Zugriff auch andere Software als die von Microsoft an. Viele dieser Lösungen erlauben es zusätzlich, von mobilen Geräten den virtuellen Desktop zu nutzen. So wird der Zugriff mit mobilen Android und Apple Geräten möglich.

Falls Sie eine solche Infrastruktur nicht selbst aufbauen können oder wollen, wenden Sie sich an einen versierten Dienstleister wie z. B. ein Systemhaus. Neben Systemhäusern können Sie auch Online-Dienstleister nutzen. Diese bieten Serverdienstleistungen als Pakete an. Es gibt die Optionen, lediglich Hardware oder Komplettpakete anzumieten. Der Anbieter kümmert sich um den technischen Betrieb (Störungen, Updates, Back-ups). Ein Vorteil dieser Online-Server ist, dass Sie keine Hardware anschaffen und sich nicht um den laufenden Betrieb kümmern müssen.

Beachten Sie: Wir sprechen hier nicht von einfachen Dateispeichern wie OneDrive, Hidrive, Dropbox und ähnlichen Diensten.

Falls Sie geübt sind mit dem Computer, können Sie das für kleines Geld selbst machen. Wir sagen Ihnen, was Sie brauchen und wo Sie es bekommen. Fragen Sie uns danach.

Für Einzelanwender: So geht es auch

Für Einzelanwender, die von zu Hause aus arbeiten möchten, gibt es auch eine Lösung: eine Fernwartungssoftware oder eine reine Remote Desktop Lösung. Sie installieren unsere Software auf dem Heimrechner, richten eine Zugriffssoftware ein und können von einem entfernten Rechner aus die Steuerung des Heimrechners übernehmen. So können Sie unser Programm starten und damit arbeiten, als säßen Sie vor dem Gerät selbst. Ein Nachteil ist jedoch, dass Sie den Heimrechner immer eingeschaltet lassen müssen.

Wenn Sie diese Variante des Zugriffs interessiert, googeln Sie u.a. nach parallels access, dwagent oder distant desktop.

NAS und WLAN.

Unsere Programme laufen nicht auf/mit einem NAS. Mehrplatzversion: Nutzen Sie möglichst eine Netzverbindung per LAN. In stark frequentierten WLAN Umgebungen sind die Antwortzeiten kritisch, es kann zu Störungen kommen.

Windows 11, neu, aber auch nützlich?

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In diesen Tagen hat Microsoft ein neues Windows Betriebssystem veröffentlicht. Was kann es? Was braucht es? Muss man es haben?

Das kürzlich veröffentlichte Update von Windows 11 hat mehr Änderungen an der Benutzeroberfläche als im Kern des Betriebssystems vorgenommen. Die Gesamterscheinung des Betriebssystems wurde weicher gestaltet, mit abgerundeten Ecken und ansprechenden Farben, ähnlich dem aktuellen Trend von MacOS und ChromeOS. Das Startmenü wurde entschlackt und bietet jetzt eine bessere Übersichtlichkeit. Die Icons auf der Taskleiste wurden zentral ausgerichtet, anstatt am linken Rand, um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Die System-Icons wurden ebenfalls ansprechender gestaltet, um eine bessere visuelle Darstellung zu ermöglichen.

Trotz dieser kosmetischen Verbesserungen gibt es keine bedeutenden neuen Funktionen oder integrierten Features im Betriebssystem. Zukünftige Updates sollen kleiner ausfallen, um schneller heruntergeladen und installiert werden zu können. Die Unterstützung für Android-Apps auf Windows 11 wurde jedoch zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Betriebssystems noch nicht fertiggestellt und soll später über ein Update nachgeliefert werden.

Allerdings gibt es eine Einschränkung bei der Hardware-Kompatibilität für Windows 11. Die Anforderungen an die Hardware haben sich signifikant erhöht, wodurch ältere Systeme ausgeschlossen werden. Es wird eine aktuelle Prozessor-Generation benötigt, einschließlich der Intel Prozessoren der 8. Generation, ARM-Chips der Serien 7 und 8 von Qualcomm sowie Zen-2-Chips von AMD. Darüber hinaus muss auch ein Trusted Platform Module (TPM) Sicherheitschip in der Hardware vorhanden sein, um Identitäten zu bestätigen und Cyberkriminalität zu bekämpfen. Es bleibt abzuwarten, ob dieses Konzept zielführend ist.

Microsoft hat jedoch klargestellt, dass Windows 10 weiterhin bis 2025 unterstützt wird, so dass Anwender mit älterer Hardware immer noch auf eine stabile Plattform zurückgreifen können. Neue Surface-Rechner von Microsoft und zahlreiche Hardware-Hersteller wie Lenovo, HP, Dell, Acer und Huawei sind bereits mit Windows 11 kompatibel. Trotzdem raten Verbraucherschützer derzeit vom Kauf ab, da der Markt aufgrund von Homeoffice, Homeschooling und Lieferengpässen sehr begrenzt ist. Wer nicht dringend einen neuen Computer benötigt, sollte warten, bis sich die Lage im Sommer 2022 entspannt hat.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr System mit Windows 11 kompatibel ist, können Sie die genauen Anforderungen auf der Microsoft-Homepage nachlesen oder ein Kompatibilitäts-Tool wie „WhyNotWin11“ oder das von Microsoft angebotene Programm herunterladen.