VPN oder Cloud – was empfiehlt allegro:it für seine Produkte?

VPN

In letzter Zeit erreichen uns vermehrt Anfragen von Interessenten, die alle das gleiche Problem haben. Teile der Firma oder Organisation sind auf mehrere Standorte verteilt. Ein kleines Beratungsunternehmen gar, war bis auf 3 Mitarbeiter komplett auf mehrere Standorte mit jeweils nur einem Mitarbeiter verstreut. Da stellt sich natürlich die Frage, wie können alle unsere Software nutzen und dabei einen gemeinsamen Datenbestand nutzen und pflegen?

Der Ausgangspunkt

Unsere Software läuft nicht als Service im Internet. Dafür gibt es gute Gründe. Ein gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Datenbestand ist aber für unsere Mehrplatzversionen kein Problem. Sie müssen nur Zugriff zu den zentralen Dateien haben. Befinden sich alle Mitarbeiter an einem Standort, geht das einfach per LAN oder WLAN. Was aber, wenn das wegen der örtlichen Trennung nicht möglich ist?

Auch dafür gibt es eine simple Lösung. Man schafft einen Speicherort, auf den man auch aus der Entfernung zugreifen kann, über das Internet. Da drängen sich zwei technische Lösungen geradezu auf, da sie relativ einfach und kostengünstig umzusetzen sind. Lösung eins ist das virtuelle private Netzwerk, kurz VPN. Lösung zwei wäre ein Cloudspeicher, die „Festplatte im Internet“. Wir empfehlen für unsere Softwarelösungen ganz klar das VPN.

Das hat primär einen technischen Grund. Unsere Programme nutzen zur Speicherung der Daten ein RDMS, ein relationales Datenbankmanagementsystem. Das sorgt u.a. dafür, dass es möglich ist, mehrere Anwender gleichzeitig mit einem Datenbestand arbeiten zu lassen. Das ist gar nicht so trivial, wie man denken könnte. Es muss z. B. dafür gesorgt werden, dass niemand einen Datensatz löscht, während er gerade bearbeitet wird. Auch muss gesichert sein, dass nicht zwei Anwender gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten. Denn welche Version der Daten sollte man dann speichern?

Warum VPN?

Ohne uns jetzt in technischen Details zu verlieren, nur so viel. Damit diese „Sicherungsmaßnahmen“ durchgeführt werden können, braucht es das richtige Dateisystem und Betriebssystem. Mögliche Dateisysteme wären FAT32 oder NTFS. Als Betriebssystem kommen primär Windows und Linux in Frage. Ein NAS ist ebenfalls möglich. Bei Cloudspeichern ist das meist nicht in der Kombination zu finden. Mann kann jedenfalls nicht sicher sein. Selbst wenn die Leistungsbeschreibung passend erscheint, kommt es noch darauf an, dass alles kompatibel konfiguriert ist. Fehlen die genannten technischen Voraussetzungen, kann das zu einem chaotischen Datenbestand bis hin zur Beschädigung der Datenbankdateien führen.

Im Kern verlängert das VPN nur die Verkabelung eines lokalen Netzes. Es nutzt dazu das öffentliche Netz – das Internet. Den zentralen Speicherort nennen wir einfach mal Server. Durch eine Software wird ein Zugang vom öffentlichen Netz in das private, firmeneigene Netz geschaffen. Sicherheitseinrichtungen wie Zugangskontrollen und Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Sender und Empfänger schützen das private Netz vor unberechtigten Zugriffen. Man spricht in diesem Zusammenhang von Tunneling. So erhält man aus der Distanz Zugang zu den Dateien, die auf dem Server abgelegt sind.

Das richtige VPN muss es sein

Es sind zwei VPN Varianten zu unterscheiden, VPN Server/Client und VPN Service. VPN Service dient dem Schutz der Privatsphäre bei der Nutzung des Internets. Auch länderabhängige Sperren lassen sich damit umgehen. Außerdem versprechen die Anbieter den absoluten Schutz vor Hackerangriffen. Für den Einsatz unserer allegro:it Software benötigen wir die VPN Server/Client Variante.
Eine entsprechende VPN Verbindung kann man schon mit Windows 10 einrichten. Auch Router wie eine Fritzbox haben die notwendige Technik bereits eingebaut und müssen nur noch eingerichtet werden. Für unsere allegro:it Software ist als Plattform immer ein Windows Betriebssystem notwendig. Es ist nicht möglich, unsere Software auf einem Smartphone zu nutzen. Es würde auch wenig Sinn machen, da die Programmfenster für Desktop Monitore optimiert sind und deswegen die Dimensionen eines Smartphone Display sprengen würden.

So geht es auch

Eine Möglichkeit, unsere Software aus der Entfernung zu nutzen, soll noch erwähnt werden – eine Fernwartungssoftware. Installieren Sie unsere Software auf einem Rechner. Richten Sie auf diesem Rechner eine Fernwartungssoftware ein, die Sie von Außen aktivieren können. Mit einem Rechner, Desktop oder Laptop, können Sie per Fernwartung die Steuerung des Heimrechners übernehmen. Dort starten Sie unser Programm und können dann damit arbeiten, als säßen Sie vor dem Gerät selbst. Einen Nachteil hat die Sache jedoch, solange Sie den Rechner fernsteuern, kann niemand vor Ort mit diesem Gerät arbeiten. Dieser Nachteil kann durch den Einsatz eines Terminalservers umgangen werden.

3, 2, 1 – Datensicherung!

Speichermedien

Neulich bei einer Fernwartung musste ich wieder einmal die Frage stellen: „Haben Sie eine aktuelle Datensicherung?“ Mein Gegenüber verneinte die Frage. So konnte ich unserem Kunden nicht weiterhelfen. Die fehlenden Datensätze waren wohl durch eine unachtsame Aktion versehentlich gelöscht worden. Zum Glück hatte die Mitarbeiterin das Fehlen der jüngst erfassten Daten zeitnah bemerkt. Mit viel Überlegen und Arbeit hat sie die Daten mühevoll rekonstruiert. Zeit, die man sinnvoller hätte nutzen können. In diesem Fall war der Schaden noch überschaubar.

Das sollten Sie wissen

Bereits vor einigen Jahren wurde eine Studie veröffentlicht, die zu dem Ergebnis kam, dass 95% aller Unternehmen, die einen totalen Datenverlust erleiden danach insolvent werden. Aber auch ganz aktuell haben Sie es vielleicht schon einmal in den Medien mitbekommen, viele Unternehmen werden Opfer von Cybererpressung. Durch ein eingeschleustes Schadprogramm werden Daten verschlüsselt. Den Entschlüsselungscode bekommt man erst nach Zahlung eines Lösegeldes – vielleicht. Viele Unternehmen gehen verständlicherweise darauf nicht ein. Eine Wiederherstellung der Daten ist dann nur durch den Rückgriff auf eine aktuelle Datensicherung möglich.

Aber so dramatisch muss es ja gar nicht kommen. Schon der Ausfall einer defekten Hardware z.B. eines Servers oder NAS kann zu erheblichen Datenverlusten führen. Die Lösung für solche Probleme ist eigentlich relativ simpel. Regelmäßige Datensicherungen bewahren Unternehmen auf jeden Fall vor einem totalen oder teilweisen Datenverlust. Und dabei ist das Erstellen von Datensicherungen überhaupt gar keine große Sache. Beachten Sie einige Punkte und Sie sind vor einem gefährlichen Verlust Ihrer Daten gefeit.

Eine Methode 3, 2, 1

Haben Sie schon einmal von der 3, 2, 1 Regel gehört? An dieser Eselsbrücke können Sie sich gut orientieren, wenn Sie ein eigenes Datensicherungsmanagement etablieren wollen. Was bedeutet diese Regel? Die erste Zahl Drei besagt, dass man unbedingt mindestens drei unterschiedliche Datenstandversionen speichern soll. Das könnten beispielsweise sein, der Datenstand von gestern, von vor einer Woche und von vor einem Monat. Warum drei Daten Versionen? Wenn heute eine Hardware defekt wird, kann man sie austauschen und dann auf den Datenbestand des Vortages zurückgreifen.

Leider kommt es häufig vor, dass man einen Datenverlust erst später bemerkt. Z.B. durch das Fehlen einer Datei oder bestimmter Datensätze. So etwas geschieht häufig durch unbemerktes Löschen. Dann ist es von Vorteil, wenn man auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen kann, in der diese Daten noch vorhanden sind. Sollten auch in der vorletzten Datensicherung die entsprechenden Daten nicht vorhanden sein, so geht man zeitlich einen weiteren Schritt zurück. Dabei ist drei als absolute Untergrenze zu sehen. Es dürfen auch gerne mehr sein. Es macht Sinn, für die letzten sieben Tage je einen Sicherungssatz zu haben. Für die drei Monate davor, für jede Woche einen Satz. Für die Zeit davor reicht meist ein Satz pro Monat, Zeitraum 12 Monate.

Was bedeutet die Zwei? Die Zwei soll Sie daran erinnern, dass Sie einen Sicherungssatz mindestens auf zwei unterschiedlichen Medien speichern. Diese Medien können sein, eine serverseitige Festplatte und eine externe Festplatte, DVDs oder USB-Stick und sonstige Speichermedien. Dadurch soll sichergestellt werden, dass man bei einer Fehlfunktion eines Speichermediums, einen zweiten Datensicherungsstand auf einem anderen Medium hat.

Was bedeutet nun die Eins? Die Eins steht dafür, dass mindestens ein Datensicherungssatz außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden sollte. Das könnte z. B. ein Bankschließfach sein, ein Tresor in Privaträumen, oder das Ablegen der Datensicherung in einer Cloud. Warum ist das wichtig? Es kann vorkommen, dass die Betriebsräume zerstört werden, durch Brand, Naturkatastrophen, Einbruch und Vandalismus. Auch in einem solchen Fall ist durch die externe Lagerung ein Rückgriff auf eine Datensicherung möglich.

Etablieren Sie einen Datensicherungsprozess

Wenn Sie für ihr Unternehmen ein Systemhaus oder IT Dienstleister beauftragt haben, sollten Sie einmal nachfragen, wie diese für Datensicherungen gesorgt haben. Ebenso sollten Sie das hinterfragen, wenn eine IT Abteilung in Ihrem Unternehmen dafür zuständig ist. Auch IT Fachleute schludern bei diesem Thema gerne.

Möchten Sie die Sache selbst in die Hand nehmen, weil Sie weder eine entsprechende Abteilung noch auf einen externen Dienstleister zurückgreifen wollen, so ist das gar nicht kompliziert. Es gibt spezialisierte Programme für diese Aufgabe. Selbst kostenlose Programme haben hier einen guten Leistungsumfang. Auf jeden Fall sollten Sie das Datensicherungssystem so einrichten, dass es automatisch und selbstständig so viel Arbeit wie möglich erledigt. Kommt man auf die Idee, die Datensicherung regelmäßig händisch selbst durchzuführen, so endet das meist in vergessenen Datensicherungen.

Solange wir Software anbieten werden wir von Anwendern gefragt, ob denn das Programm eine eingebaute Datensicherungsfunktion hätte. Da dieser Kundenwunsch mehrfach geäußert wurde, haben unsere Programme in der Regel eine solche Option. Grundsätzlich machen aber isolierte Datensicherungen keinen Sinn. Eine Datensicherung sollte systemweit und mit spezialisierten Programmen durchgeführt werden. Denn nicht nur die Daten unseres Programmes müssen gesichert werden. Denken Sie nur daran, wie viele Dateien Sie alleine mit Office Programmen erstellen und pflegen. Da brauchen Sie ein systemübergreifendes Werkzeug.

Windows 11, neu, aber auch nützlich?

In diesen Tagen hat Microsoft ein neues Windows Betriebssystem veröffentlicht. Was kann es? Was braucht es? Muss man es haben?

Um es gleich zu sagen, das Update ist mehr Kosmetik, als signifikante Neuerung. Die gesamte Erscheinung ist weicher geworden, abgerundete Ecken, gefällige Farben. Dem aktuellen Trend von MacOS und ChromeOS folgend. Das Startmenü wurde entschlackt und übersichtlicher. Die Icons auf der Taskleiste sind nun mittig ausgerichtet, nicht mehr am linken Rand. Systemicons wurden gefälliger gestaltet.

Unter der Haube ändert sich eigentlich nichts. Neue nennenswerte Funktionen, neu integrierte Features – Fehlanzeige! Updates sollen zukünftig wohl kleiner ausfallen und dadurch schneller geladen und installiert werden. Das wird die Praxis dann zeigen müssen. Android Apps soll Windows 11 ausführen können. Leider wurde dieses Feature nicht rechtzeitig zum Releasdatum fertig. Es wird wohl irgendwann durch ein Update nachgeliefert. Termin ist noch offen.

Allerdings gibt es einen großen Haken bei Windows 11. Die Voraussetzungen an die Hardware sind enorm gestiegen. Ein aktueller Prozessor muss an Board sein. Intel Prozessoren der 8. Generation, ARM-Chips der Serien 7 und 8 von Qualcomm sowie Zen-2-Chips von AMD werden unterstützt. Nutzer älterer Systeme werden somit ausgeschlossen. Viele Systeme werden aber auch daran scheitern, dass kein Trusted Platform Module (TPM) Sicherheitschip verbaut ist. Der soll helfen Identitäten zu bestätigen und so Cyberkriminalität zu bekämpfen. Auch hier muss die Zeit zeigen, ob dieses Konzept zielführend ist.

Die neuen Surface-Rechner von Microsoft sind natürlich kompatibel mit Windows 11. Zahlreiche Hardwarehersteller wie Lenovo, HP, Dell, Acer, Huawei bieten ebenfalls bereits passende Hardware an. Verbraucherschützer raten jedoch derzeit von einem Kauf ab. Durch Homeoffice, Homeschooling und Lieferengpässe sei der Markt wie leer gefegt, insbesondere bei Laptops. Wer jetzt nicht dringend einen neuen Rechner brauche, solle noch warten. Bis zum Sommer 2022 könne sich die Lage entspannt haben.

Die genauen Anforderungen von Windows 11 finden Sie auf der Microsoft Homepage. Wenn Sie Ihre Hardware auf Kompatibilität überprüfen wollen, geben Sie in eine Suchmaschine „WhyNotWin11“ oder Sie laden das Programm von der Heise WebSite. Microsoft bietet ebenfalls ein solches Tool an. Microsoft beschwichtigt jedoch Anwender mit ungeeigneter Hardware. Die Softwareunterstützung für Windows 10 soll erst 2025 enden.

Wie man heute eine CRM Anwendung nutzen sollte

Projekte

Eine gute CRM Anwendung sollte neben der Datenspeicherung und einfachen Suchwerkzeugen auch Instrumente zu einer übergreifenden Organisation der Daten bereithalten. Mal eben eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse heraussuchen, das kann man auch mit einer Excelliste. Vielmehr kommt es darauf an, auch komplexere Zusammenhänge abbilden zu können. Das Herstellen von Beziehungen zwischen den Datensätzen ist dabei noch die einfachste Form.

Abseits der Anwendung muss man auch organisatorisch richtig aufgestellt sein. Das C von CRM sollte sich dabei nicht auf Kunden im engen Sinn beschränken. Vielmehr soll das System alle mit dem Unternehmen verbundene Einheiten verwalten. Dazu gehören Steuerberater und Rechtsanwälte ebenso wie Handwerker, externe Dienstleister, Amtsträger und Politiker. So hat man deren Daten nicht nur schnell im Zugriff, sie stehen auch für weitere Zwecke zur Verfügung.

Warum diese Anforderungen? Zur Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen. Sie möchten ein Event veranstalten, eine Hausmesse, eine Produktvorstellung, ein Jubiläum. Dazu sollen Kunden, Lieferanten, Presse und für das Unternehmen wichtige Multiplikatoren eingeladen werden. Für die Veranstaltung selbst braucht es zahlreiche Dienstleister. Hierzu zählen Caterer, Musiker oder DJ, Druckerei, Innenausstatter, Service- und Reinigungskräfte. An diesem Beispiel wird schnell klar, warum nicht nur Kunden ins CRM gehören. Sind all die benötigten Daten bereits im System, wäre es wünschenswert, damit auch das Event organisieren zu können.

Der Schlüssel dazu sind Projekte. ProAdress kann Projekte verwalten. Zur Vereinfachung sprechen wir im Folgenden von Adressen und meinen damit alle im CRM eingetragenen Firmen und Personen. ProAdress kann zu jeder Adresse unbegrenzt Kontakte, Dokumente und ToDos (Aufgaben) speichern. Damit lässt sich für jede Adresse eine komplette Historie führen. Eine übersichtliche Darstellung der Historie stellt ProAdress aus den gespeicherten Angaben selbst zusammen.

Durch Projekte lassen sich Kontakte, Dokumente und ToDos beliebig vieler Adressen zusammenfassen. Eine Adresse kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Adressen verknüpft werden. Projekte stellen eine zusätzliche Ordnungsebene dar. ProAdress stellt zu jeder Adresse nicht nur die Aktivitäten und Dokumente dar, sondern auch die verknüpften Projekte. ProAdress lässt dem Anwender die Wahl, Projekte zu nutzen. Es besteht aber keine Notwendigkeit für jede kleine, individuelle Aktion ein Projekt anzulegen.

Bei der Darstellung eines Projektes in ProAdress werden die Adressen zusammen mit Ihrer Funktion aufgelistet. Zu jeder Adresse werden dann auch die Kontakt-, Dokument-, und ToDo Einträge aufgelistet. Allerdings nur solche, die auch zum Projekt gehören.

Zurück zum Beispiel, dem Event. Es bietet sich an, hierfür zwei Projekte anzulegen. Das erste Projekt steuert alle Aktivitäten rund um den öffentlichen Bereich. Hierzu können Einladungen, Social Media, Pressemitteilungen und Ähnliches zählen. Das zweite Projekt begleitet die internen Aktivitäten wie Räumlichkeiten, Unterhaltung, Bewirtung, Technik, Beleuchtung etc.

Da es ProAdress ermöglicht, jede Adresse mit jedem Projekt zu verknüpfen, können alle im System erfassten Daten sofort und unmittelbar genutzt werden. Sollten später neue Adressen hinzukommen, können diese ebenfalls nahtlos ins Projekt integriert werden.

Grundsätzlich überlegt man für jedes Vorhaben, wie umfangreich es werden könnte. Danach wird die Aufteilung auf ein oder mehrere Projekte vorgenommen. Werden zu viele Punkte bzw. Adressen in ein Projekt gepackt, leidet die Übersichtlichkeit. Ebenso, wenn man die Aufteilung zu kleinteilig wählt. Dann muss man oft zwischen den Projekten springen, um Dinge einzutragen oder nachzuschauen.

Wir als Hersteller von ProAdress führen zu jedem Kunden i.d.R. drei Projekte. Das erste Projekt ist das Produkt. Damit decken wir alles um den Produktverkauf ab wie Beratung, Verkauf, Updates. Das zweite Projekt ist Support. Dort werden Info zu Supportanfragen, Fernwartungen und Lösungen verwaltet. Als drittes Projekt führen meist noch die Allgemeine Verwaltung. Dort verwalten wir Dinge wie die Wechsel von Ansprechpartner, Neuausstellung von Rechnungen und Ähnliches.