Thomas H. Grimm

Windows 11, neu, aber auch nützlich?

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In diesen Tagen hat Microsoft ein neues Windows Betriebssystem veröffentlicht. Was kann es? Was braucht es? Muss man es haben?

Das kürzlich veröffentlichte Update von Windows 11 hat mehr Änderungen an der Benutzeroberfläche als im Kern des Betriebssystems vorgenommen. Die Gesamterscheinung des Betriebssystems wurde weicher gestaltet, mit abgerundeten Ecken und ansprechenden Farben, ähnlich dem aktuellen Trend von MacOS und ChromeOS. Das Startmenü wurde entschlackt und bietet jetzt eine bessere Übersichtlichkeit. Die Icons auf der Taskleiste wurden zentral ausgerichtet, anstatt am linken Rand, um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Die System-Icons wurden ebenfalls ansprechender gestaltet, um eine bessere visuelle Darstellung zu ermöglichen.

Trotz dieser kosmetischen Verbesserungen gibt es keine bedeutenden neuen Funktionen oder integrierten Features im Betriebssystem. Zukünftige Updates sollen kleiner ausfallen, um schneller heruntergeladen und installiert werden zu können. Die Unterstützung für Android-Apps auf Windows 11 wurde jedoch zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Betriebssystems noch nicht fertiggestellt und soll später über ein Update nachgeliefert werden.

Allerdings gibt es eine Einschränkung bei der Hardware-Kompatibilität für Windows 11. Die Anforderungen an die Hardware haben sich signifikant erhöht, wodurch ältere Systeme ausgeschlossen werden. Es wird eine aktuelle Prozessor-Generation benötigt, einschließlich der Intel Prozessoren der 8. Generation, ARM-Chips der Serien 7 und 8 von Qualcomm sowie Zen-2-Chips von AMD. Darüber hinaus muss auch ein Trusted Platform Module (TPM) Sicherheitschip in der Hardware vorhanden sein, um Identitäten zu bestätigen und Cyberkriminalität zu bekämpfen. Es bleibt abzuwarten, ob dieses Konzept zielführend ist.

Microsoft hat jedoch klargestellt, dass Windows 10 weiterhin bis 2025 unterstützt wird, so dass Anwender mit älterer Hardware immer noch auf eine stabile Plattform zurückgreifen können. Neue Surface-Rechner von Microsoft und zahlreiche Hardware-Hersteller wie Lenovo, HP, Dell, Acer und Huawei sind bereits mit Windows 11 kompatibel. Trotzdem raten Verbraucherschützer derzeit vom Kauf ab, da der Markt aufgrund von Homeoffice, Homeschooling und Lieferengpässen sehr begrenzt ist. Wer nicht dringend einen neuen Computer benötigt, sollte warten, bis sich die Lage im Sommer 2022 entspannt hat.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr System mit Windows 11 kompatibel ist, können Sie die genauen Anforderungen auf der Microsoft-Homepage nachlesen oder ein Kompatibilitäts-Tool wie „WhyNotWin11“ oder das von Microsoft angebotene Programm herunterladen.

Fernzugriff – was empfiehlt allegro:it für seine Produkte?

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VPN

In letzter Zeit bekommen wir viele Anfragen von Unternehmen, die auf mehrere Standorte verteilt sind und ein gemeinsames System nutzen möchten. Auch ein kleines Beratungsunternehmen war bis auf 3 Mitarbeiter komplett auf unterschiedliche Standorte mit jeweils nur einem Mitarbeiter verstreut. Wie können sie alle unsere Software einsetzen und einen gemeinsamen Datenbestand nutzen?

Der Ausgangspunkt

Unsere Software läuft nicht als Service im Internet. Doch es gibt eine einfache Lösung: Man schafft einen Speicherort, auf den man aus der Entfernung zugreifen kann, über das Internet. Hierfür gibt es zwei technische Lösungen: ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) oder einen Terminalserver in Verbindung mit dem Zugriff per Remote Desktop. Wir präferieren den Terminalserver, da er unsere Anforderungen besser erfüllt.

Warum Terminalserver?

Ein Terminalserver ist im Grunde ein Windows Server, der so eingestellt ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig über das Remote Desktop Protokoll (RDP) zugreifen können. Jeder Anwender hat seinen eigenen Desktop, auf dem er arbeiten kann, wie vom Desktop PC oder Laptop gewohnt. Diese Konstellation erlaubt den Zugriff aus der Ferne über das Internet.

Um einen Terminalserver nutzen zu können, benötigen Sie ein Windows Server Betriebssystem und entsprechende Zugriffslizenzen. Eine solche Ausstattung können Sie über Anbieter und Dienstleister beziehen. Einige Anbieter nutzen für den Remote-Zugriff auch andere Software als die von Microsoft an. Viele dieser Lösungen erlauben es zusätzlich, von mobilen Geräten den virtuellen Desktop zu nutzen. So wird der Zugriff mit mobilen Android und Apple Geräten möglich.

Falls Sie eine solche Infrastruktur nicht selbst aufbauen können oder wollen, wenden Sie sich an einen versierten Dienstleister wie z. B. ein Systemhaus. Neben Systemhäusern können Sie auch Online-Dienstleister nutzen. Diese bieten Serverdienstleistungen als Pakete an. Es gibt die Optionen, lediglich Hardware oder Komplettpakete anzumieten. Der Anbieter kümmert sich um den technischen Betrieb (Störungen, Updates, Back-ups). Ein Vorteil dieser Online-Server ist, dass Sie keine Hardware anschaffen und sich nicht um den laufenden Betrieb kümmern müssen.

Beachten Sie: Wir sprechen hier nicht von einfachen Dateispeichern wie OneDrive, Hidrive, Dropbox und ähnlichen Diensten.

Falls Sie geübt sind mit dem Computer, können Sie das für kleines Geld selbst machen. Wir sagen Ihnen, was Sie brauchen und wo Sie es bekommen. Fragen Sie uns danach.

Für Einzelanwender: So geht es auch

Für Einzelanwender, die von zu Hause aus arbeiten möchten, gibt es auch eine Lösung: eine Fernwartungssoftware oder eine reine Remote Desktop Lösung. Sie installieren unsere Software auf dem Heimrechner, richten eine Zugriffssoftware ein und können von einem entfernten Rechner aus die Steuerung des Heimrechners übernehmen. So können Sie unser Programm starten und damit arbeiten, als säßen Sie vor dem Gerät selbst. Ein Nachteil ist jedoch, dass Sie den Heimrechner immer eingeschaltet lassen müssen.

Wenn Sie diese Variante des Zugriffs interessiert, googeln Sie u.a. nach parallels access, dwagent oder distant desktop.

3, 2, 1 – Datensicherung!

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Speichermedien

Wenn ich neulich bei einer Fernwartung gefragt habe, ob eine aktuelle Datensicherung vorhanden ist, musste ich leider feststellen, dass unser Kunde keine hatte. Es stellte sich heraus, dass wichtige Datensätze versehentlich gelöscht worden waren. Glücklicherweise bemerkte die Mitarbeiterin den Verlust schnell und konnte die Daten wiederherstellen, allerdings mit viel Aufwand und Zeit. In solchen Fällen ist es unerlässlich, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen, um solche unglücklichen Vorfälle zu vermeiden und die Zeit sinnvoller nutzen zu können.

Das sollten Sie wissen

Ein totaler Datenverlust kann für Unternehmen verheerende Auswirkungen haben. Eine Studie ergab, dass 95% aller betroffenen Unternehmen insolvent werden. Auch Cyber-Erpressungen können zu Datenverlusten führen, die nur durch eine aktuelle Datensicherung behoben werden können. Aber auch der Ausfall von Hardware wie Servern oder NAS kann zu einem erheblichen Datenverlust führen. Um solche Probleme zu vermeiden, empfehlen sich regelmäßige Datensicherungen. Das Erstellen von Datensicherungen ist einfach und kann dazu beitragen, Ihre Daten vor Verlust zu schützen. Mit ein paar einfachen Schritten sind Sie bestens für den Ernstfall gewappnet.

Eine Methode 3, 2, 1

Die 3, 2, 1 Regel ist ein einfaches Konzept, um ein sicheres Datensicherungsmanagement aufzubauen. Die erste Zahl Drei besagt, dass mindestens drei unterschiedliche Datenstandversionen gespeichert werden sollten. Warum drei? Für den Fall, dass eine Hardware defekt wird, kann man auf den Datenbestand des Vortages zurückgreifen. Wenn man einen Datenverlust erst später bemerkt, ist es von Vorteil, auf eine ältere Datensicherung zurückzugreifen, in der die verlorenen Daten noch vorhanden sind. Es macht Sinn, für die letzten sieben Tage je einen Sicherungssatz zu haben und für die drei Monate davor, für jede Woche einen Satz. Für die Zeit davor reicht meist ein Satz pro Monat.

Die Zwei besagt, dass mindestens ein Sicherungssatz auf zwei unterschiedlichen Medien gespeichert werden sollte. Das bedeutet, dass man z.B. einen Datensicherungssatz auf einer serverseitigen Festplatte und einen weiteren auf einer externen Festplatte, DVDs oder USB-Stick und sonstigen Speichermedien speichert. Dadurch ist sichergestellt, dass man bei einer Fehlfunktion eines Speichermediums einen zweiten Datensicherungsstand auf einem anderen Medium hat.

Die Eins steht dafür, dass mindestens ein Datensicherungssatz außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden sollte. Dies kann z.B. ein Bankschließfach, ein Tresor in Privaträumen oder das Ablegen der Datensicherung in einer Cloud sein. Warum ist das wichtig? Es kann vorkommen, dass die Betriebsräume zerstört werden, durch Brand, Naturkatastrophen, Einbruch und Vandalismus. Auch in einem solchen Fall ist durch die externe Lagerung ein Rückgriff auf eine Datensicherung möglich.

Etablieren Sie einen Datensicherungsprozess

Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einem Systemhaus oder IT-Dienstleister betreiben oder eine interne IT-Abteilung haben, sollten Sie sich erkundigen, wie diese Ihre Datensicherung handhaben. Auch IT-Experten können hierbei nachlässig sein, daher sollten Sie auch bei ihnen nachfragen. Wenn Sie die Datensicherung selbst übernehmen möchten, ist das gar nicht kompliziert. Es gibt spezialisierte Programme, einschließlich kostenloser Optionen, die eine gute Leistung erbringen. Das Datensicherungssystem sollte so eingerichtet werden, dass es automatisch und selbstständig die meiste Arbeit erledigt. Das manuelle Durchführen von Datensicherungen endet oft in vergessenen Backups.

Als Softwareanbieter werden wir häufig gefragt, ob unser Programm eine eingebaute Datensicherungsfunktion hat. Unsere Programme bieten normalerweise diese Option aufgrund der Anfragen der Kunden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass isolierte Datensicherungen keinen Sinn machen. Eine Datensicherung sollte systemweit und mit spezialisierten Programmen durchgeführt werden. Denn nicht nur die Daten unserer Programme müssen gesichert werden, sondern auch die zahlreichen Dateien, die Sie mit Office-Programmen erstellen und pflegen. Daher benötigen Sie ein systemübergreifendes Werkzeug.

Wie man heute eine CRM Anwendung nutzen sollte

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Projekte

Eine gute CRM Anwendung sollte neben der Datenspeicherung und einfachen Suchwerkzeugen auch Instrumente zu einer übergreifenden Organisation der Daten bereithalten. Mal eben eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse heraussuchen, das kann man auch mit einer Excelliste. Vielmehr kommt es darauf an, auch komplexere Zusammenhänge abbilden zu können. Das Herstellen von Beziehungen zwischen den Datensätzen ist dabei noch die einfachste Form.

Abseits der Anwendung muss man auch organisatorisch richtig aufgestellt sein. Das C von CRM sollte sich dabei nicht auf Kunden im engen Sinn beschränken. Vielmehr soll das System alle mit dem Unternehmen verbundene Einheiten verwalten. Dazu gehören Steuerberater und Rechtsanwälte ebenso wie Handwerker, externe Dienstleister, Amtsträger und Politiker. So hat man deren Daten nicht nur schnell im Zugriff, sie stehen auch für weitere Zwecke zur Verfügung.

Warum diese Anforderungen? Zur Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen. Sie möchten ein Event veranstalten, eine Hausmesse, eine Produktvorstellung, ein Jubiläum. Dazu sollen Kunden, Lieferanten, Presse und für das Unternehmen wichtige Multiplikatoren eingeladen werden. Für die Veranstaltung selbst braucht es zahlreiche Dienstleister. Hierzu zählen Caterer, Musiker oder DJ, Druckerei, Innenausstatter, Service- und Reinigungskräfte. An diesem Beispiel wird schnell klar, warum nicht nur Kunden ins CRM gehören. Sind all die benötigten Daten bereits im System, wäre es wünschenswert, damit auch das Event organisieren zu können.

Der Schlüssel dazu sind Projekte. ProAdress kann Projekte verwalten. Zur Vereinfachung sprechen wir im Folgenden von Adressen und meinen damit alle im CRM eingetragenen Firmen und Personen. ProAdress kann zu jeder Adresse unbegrenzt Kontakte, Dokumente und ToDos (Aufgaben) speichern. Damit lässt sich für jede Adresse eine komplette Historie führen. Eine übersichtliche Darstellung der Historie stellt ProAdress aus den gespeicherten Angaben selbst zusammen.

Durch Projekte lassen sich Kontakte, Dokumente und ToDos beliebig vieler Adressen zusammenfassen. Eine Adresse kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Adressen verknüpft werden. Projekte stellen eine zusätzliche Ordnungsebene dar. ProAdress stellt zu jeder Adresse nicht nur die Aktivitäten und Dokumente dar, sondern auch die verknüpften Projekte. ProAdress lässt dem Anwender die Wahl, Projekte zu nutzen. Es besteht aber keine Notwendigkeit für jede kleine, individuelle Aktion ein Projekt anzulegen.

Bei der Darstellung eines Projektes in ProAdress werden die Adressen zusammen mit Ihrer Funktion aufgelistet. Zu jeder Adresse werden dann auch die Kontakt-, Dokument-, und ToDo Einträge aufgelistet. Allerdings nur solche, die auch zum Projekt gehören.

Zurück zum Beispiel, dem Event. Es bietet sich an, hierfür zwei Projekte anzulegen. Das erste Projekt steuert alle Aktivitäten rund um den öffentlichen Bereich. Hierzu können Einladungen, Social Media, Pressemitteilungen und Ähnliches zählen. Das zweite Projekt begleitet die internen Aktivitäten wie Räumlichkeiten, Unterhaltung, Bewirtung, Technik, Beleuchtung etc.

Da es ProAdress ermöglicht, jede Adresse mit jedem Projekt zu verknüpfen, können alle im System erfassten Daten sofort und unmittelbar genutzt werden. Sollten später neue Adressen hinzukommen, können diese ebenfalls nahtlos ins Projekt integriert werden.

Grundsätzlich überlegt man für jedes Vorhaben, wie umfangreich es werden könnte. Danach wird die Aufteilung auf ein oder mehrere Projekte vorgenommen. Werden zu viele Punkte bzw. Adressen in ein Projekt gepackt, leidet die Übersichtlichkeit. Ebenso, wenn man die Aufteilung zu kleinteilig wählt. Dann muss man oft zwischen den Projekten springen, um Dinge einzutragen oder nachzuschauen.

Wir als Hersteller von ProAdress führen zu jedem Kunden i.d.R. drei Projekte. Das erste Projekt ist das Produkt. Damit decken wir alles um den Produktverkauf ab wie Beratung, Verkauf, Updates. Das zweite Projekt ist Support. Dort werden Info zu Supportanfragen, Fernwartungen und Lösungen verwaltet. Als drittes Projekt führen meist noch die Allgemeine Verwaltung. Dort verwalten wir Dinge wie die Wechsel von Ansprechpartner, Neuausstellung von Rechnungen und Ähnliches.