Windows 11, neu, aber auch nützlich?

In diesen Tagen hat Microsoft ein neues Windows Betriebssystem veröffentlicht. Was kann es? Was braucht es? Muss man es haben?

Um es gleich zu sagen, das Update ist mehr Kosmetik, als signifikante Neuerung. Die gesamte Erscheinung ist weicher geworden, abgerundete Ecken, gefällige Farben. Dem aktuellen Trend von MacOS und ChromeOS folgend. Das Startmenü wurde entschlackt und übersichtlicher. Die Icons auf der Taskleiste sind nun mittig ausgerichtet, nicht mehr am linken Rand. Systemicons wurden gefälliger gestaltet.

Unter der Haube ändert sich eigentlich nichts. Neue nennenswerte Funktionen, neu integrierte Features – Fehlanzeige! Updates sollen zukünftig wohl kleiner ausfallen und dadurch schneller geladen und installiert werden. Das wird die Praxis dann zeigen müssen. Android Apps soll Windows 11 ausführen können. Leider wurde dieses Feature nicht rechtzeitig zum Releasdatum fertig. Es wird wohl irgendwann durch ein Update nachgeliefert. Termin ist noch offen.

Allerdings gibt es einen großen Haken bei Windows 11. Die Voraussetzungen an die Hardware sind enorm gestiegen. Ein aktueller Prozessor muss an Board sein. Intel Prozessoren der 8. Generation, ARM-Chips der Serien 7 und 8 von Qualcomm sowie Zen-2-Chips von AMD werden unterstützt. Nutzer älterer Systeme werden somit ausgeschlossen. Viele Systeme werden aber auch daran scheitern, dass kein Trusted Platform Module (TPM) Sicherheitschip verbaut ist. Der soll helfen Identitäten zu bestätigen und so Cyberkriminalität zu bekämpfen. Auch hier muss die Zeit zeigen, ob dieses Konzept zielführend ist.

Die neuen Surface-Rechner von Microsoft sind natürlich kompatibel mit Windows 11. Zahlreiche Hardwarehersteller wie Lenovo, HP, Dell, Acer, Huawei bieten ebenfalls bereits passende Hardware an. Verbraucherschützer raten jedoch derzeit von einem Kauf ab. Durch Homeoffice, Homeschooling und Lieferengpässe sei der Markt wie leer gefegt, insbesondere bei Laptops. Wer jetzt nicht dringend einen neuen Rechner brauche, solle noch warten. Bis zum Sommer 2022 könne sich die Lage entspannt haben.

Die genauen Anforderungen von Windows 11 finden Sie auf der Microsoft Homepage. Wenn Sie Ihre Hardware auf Kompatibilität überprüfen wollen, geben Sie in eine Suchmaschine „WhyNotWin11“ oder Sie laden das Programm von der Heise WebSite. Microsoft bietet ebenfalls ein solches Tool an. Microsoft beschwichtigt jedoch Anwender mit ungeeigneter Hardware. Die Softwareunterstützung für Windows 10 soll erst 2025 enden.

Fernzugriff – was empfiehlt allegro:it für seine Produkte?

VPN

In letzter Zeit erreichen uns vermehrt Anfragen von Interessenten, die alle das gleiche Problem haben. Teile der Firma oder Organisation verteilen sich auf mehrere Standorte. Ein kleines Beratungsunternehmen gar, war bis auf 3 Mitarbeiter komplett auf unterschiedliche Standorte mit jeweils nur einem Mitarbeiter verstreut. Da stellt sich die Frage, wie können alle unsere Software einsetzen und einen gemeinsamen Datenbestand nutzen?

Der Ausgangspunkt

Unsere Software läuft nicht als Service im Internet. Dafür gibt es gute Gründe. Ein gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Datenbestand ist für unsere Mehrplatzversionen kein Problem. Der Zugriff auf die zentralen Dateien reicht. Befinden sich alle Mitarbeiter an einem Standort, geht das einfach per LAN oder WLAN. Was aber, wenn das wegen örtlicher Trennung nicht möglich ist?

Dafür gibt es eine simple Lösung. Man schafft einen Speicherort, auf den man aus der Entfernung zugreifen kann, über das Internet. Da drängen sich zwei technische Lösungen auf, da sie recht einfach umzusetzen sind. Lösung eins ist das virtuelle private Netzwerk, kurz VPN. Die zweite Lösung ist ein Terminalserver in Verbindung mit dem Zugriff per Remote Desktop. Wir präferieren die zweite Variante, den Terminalserver.

Warum Terminalserver?

Unsere Programme nutzen zum Speichern der Daten ein RDMS, ein relationales Datenbankmanagementsystem. Es ermöglicht, dass mehrere Anwender gleichzeitig einen Datenbestand bearbeiten. Es muss dafür sorgen, dass niemand einen Datensatz löscht, während er bearbeitet wird. Es muss sicher sein, dass nicht zwei Anwender gleichzeitig denselben Datensatz ändern. Denn welche Version der Daten soll dann speichern?

Damit die Datenbank fehlerfrei arbeitet, braucht es das richtige Dateisystem und Betriebssystem. Mögliche Dateisysteme sind FAT32 oder NTFS. Als Betriebssystem kommt nur Windows zum Einsatz. Fehlen die genannten technischen Voraussetzungen, kann das zu einem chaotischen Datenbestand bis hin zur Beschädigung der Datenbank führen.

Ein Terminalserver ist im Grunde ein Windows Server. Er ist so eingestellt, dass mehrere User gleichzeitig über das Remote Desktop Protokoll (RDP) zugreifen können. Jeder Anwender hat seinen eigenen Desktop, auf dem er arbeiten kann, wie vom Desktop PC oder Laptop gewohnt. Diese Konstellation erlaubt den Zugriff aus der Ferne über das Internet.

Es werden ein Windows Server Betriebssystem und entsprechende Zugriffslizenzen benötigt. Eine solche Ausstattung können Sie über Anbieter und Dienstleister beziehen. Einige Anbieter nutzen für den Remote Zugriff auch andere Software, als die von Microsoft an. Viele dieser Lösungen erlauben es zusätzlich, von mobilen Geräten den virtuellen Desktop zu nutzen. So wird der Zugriff mit mobilen Android und Apple Geräten möglich.

Wenn Sie eine solche Infrastruktur nicht selbst aufbauen können oder wollen, wenden Sie sich an einen versierten Dienstleister wie z. B. ein Systemhaus. Neben Systemhäusern können Sie auf Online-Dienstleister setzen. Diese bieten Serverdienstleistungen als Pakete an. Es gibt die Optionen, lediglich Hardware oder Komplettpakete anzumieten. Der Anbieter kümmert sich um den technischen Betrieb (Störungen, Updates, Back-ups). Vorteil dieser Online-Server, Sie brauchen keine Hardware anschaffen und sich nicht um den laufenden Betrieb kümmern.

Achtung: Wir sprechen hier nicht von einfachen Dateispeichern wie OneDrive, Hidrive, Dropbox und ähnlichen Diensten.

Wir möchten keine Empfehlung für einen Anbieter aussprechen. Wenn Sie einen Dienstleister suchen, googeln Sie nach Begriffen wie managed server, managed it, online server.
Um unsere Software zu betreiben, muss es zwingend eine Infrastruktur sein, die Windows als Betriebssystem nutzt.

Falls Sie geübt sind mit dem Computer, können Sie das für kleines Geld selbst machen. Wir sagen Ihnen, was Sie brauchen und wo Sie es bekommen. Fragen Sie uns danach.

Für Einzelanwender: So geht es auch

Eine Möglichkeit, unsere Software aus der Entfernung zu nutzen, soll noch erwähnt werden – eine Fernwartungssoftware oder reine Remote Desktop Lösung. Sie ist allerdings nur für einzelne Anwender nutzbar.
Sie installieren unsere Software auf dem Heimrechner. Richten Sie auf diesem Computer eine Zugriffssoftware ein. Das kann eine Fernwartungssoftware sein oder der Zugriff per Remote Desktop. Mit dem entfernten Rechner, Desktop oder Laptop, können Sie so die Steuerung des Heimrechners übernehmen. Dort starten Sie unser Programm und können dann damit arbeiten, als säßen Sie vor dem Gerät selbst. Einen Nachteil hat die Sache jedoch, solange Sie den Rechner fernsteuern, kann niemand vor Ort mit diesem Gerät arbeiten. Dieser Nachteil kann durch den Einsatz eines Terminalservers (siehe oben) umgangen werden.

Wenn Sie diese Variante des Zugriffs interessiert, googeln Sie u.a. nach parallels access, dwagent oder distant desktop.

3, 2, 1 – Datensicherung!

Speichermedien

Neulich bei einer Fernwartung musste ich wieder einmal die Frage stellen: „Haben Sie eine aktuelle Datensicherung?“ Mein Gegenüber verneinte die Frage. So konnte ich unserem Kunden nicht weiterhelfen. Die fehlenden Datensätze waren wohl durch eine unachtsame Aktion versehentlich gelöscht worden. Zum Glück hatte die Mitarbeiterin das Fehlen der jüngst erfassten Daten zeitnah bemerkt. Mit viel Überlegen und Arbeit hat sie die Daten mühevoll rekonstruiert. Zeit, die man sinnvoller hätte nutzen können. In diesem Fall war der Schaden noch überschaubar.

Das sollten Sie wissen

Bereits vor einigen Jahren wurde eine Studie veröffentlicht, die zu dem Ergebnis kam, dass 95% aller Unternehmen, die einen totalen Datenverlust erleiden danach insolvent werden. Aber auch ganz aktuell haben Sie es vielleicht schon einmal in den Medien mitbekommen, viele Unternehmen werden Opfer von Cybererpressung. Durch ein eingeschleustes Schadprogramm werden Daten verschlüsselt. Den Entschlüsselungscode bekommt man erst nach Zahlung eines Lösegeldes – vielleicht. Viele Unternehmen gehen verständlicherweise darauf nicht ein. Eine Wiederherstellung der Daten ist dann nur durch den Rückgriff auf eine aktuelle Datensicherung möglich.

Aber so dramatisch muss es ja gar nicht kommen. Schon der Ausfall einer defekten Hardware z.B. eines Servers oder NAS kann zu erheblichen Datenverlusten führen. Die Lösung für solche Probleme ist eigentlich relativ simpel. Regelmäßige Datensicherungen bewahren Unternehmen auf jeden Fall vor einem totalen oder teilweisen Datenverlust. Und dabei ist das Erstellen von Datensicherungen überhaupt gar keine große Sache. Beachten Sie einige Punkte und Sie sind vor einem gefährlichen Verlust Ihrer Daten gefeit.

Eine Methode 3, 2, 1

Haben Sie schon einmal von der 3, 2, 1 Regel gehört? An dieser Eselsbrücke können Sie sich gut orientieren, wenn Sie ein eigenes Datensicherungsmanagement etablieren wollen. Was bedeutet diese Regel? Die erste Zahl Drei besagt, dass man unbedingt mindestens drei unterschiedliche Datenstandversionen speichern soll. Das könnten beispielsweise sein, der Datenstand von gestern, von vor einer Woche und von vor einem Monat. Warum drei Daten Versionen? Wenn heute eine Hardware defekt wird, kann man sie austauschen und dann auf den Datenbestand des Vortages zurückgreifen.

Leider kommt es häufig vor, dass man einen Datenverlust erst später bemerkt. Z.B. durch das Fehlen einer Datei oder bestimmter Datensätze. So etwas geschieht häufig durch unbemerktes Löschen. Dann ist es von Vorteil, wenn man auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen kann, in der diese Daten noch vorhanden sind. Sollten auch in der vorletzten Datensicherung die entsprechenden Daten nicht vorhanden sein, so geht man zeitlich einen weiteren Schritt zurück. Dabei ist drei als absolute Untergrenze zu sehen. Es dürfen auch gerne mehr sein. Es macht Sinn, für die letzten sieben Tage je einen Sicherungssatz zu haben. Für die drei Monate davor, für jede Woche einen Satz. Für die Zeit davor reicht meist ein Satz pro Monat, Zeitraum 12 Monate.

Was bedeutet die Zwei? Die Zwei soll Sie daran erinnern, dass Sie einen Sicherungssatz mindestens auf zwei unterschiedlichen Medien speichern. Diese Medien können sein, eine serverseitige Festplatte und eine externe Festplatte, DVDs oder USB-Stick und sonstige Speichermedien. Dadurch soll sichergestellt werden, dass man bei einer Fehlfunktion eines Speichermediums, einen zweiten Datensicherungsstand auf einem anderen Medium hat.

Was bedeutet nun die Eins? Die Eins steht dafür, dass mindestens ein Datensicherungssatz außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden sollte. Das könnte z. B. ein Bankschließfach sein, ein Tresor in Privaträumen, oder das Ablegen der Datensicherung in einer Cloud. Warum ist das wichtig? Es kann vorkommen, dass die Betriebsräume zerstört werden, durch Brand, Naturkatastrophen, Einbruch und Vandalismus. Auch in einem solchen Fall ist durch die externe Lagerung ein Rückgriff auf eine Datensicherung möglich.

Etablieren Sie einen Datensicherungsprozess

Wenn Sie für ihr Unternehmen ein Systemhaus oder IT Dienstleister beauftragt haben, sollten Sie einmal nachfragen, wie diese für Datensicherungen gesorgt haben. Ebenso sollten Sie das hinterfragen, wenn eine IT Abteilung in Ihrem Unternehmen dafür zuständig ist. Auch IT Fachleute schludern bei diesem Thema gerne.

Möchten Sie die Sache selbst in die Hand nehmen, weil Sie weder eine entsprechende Abteilung noch auf einen externen Dienstleister zurückgreifen wollen, so ist das gar nicht kompliziert. Es gibt spezialisierte Programme für diese Aufgabe. Selbst kostenlose Programme haben hier einen guten Leistungsumfang. Auf jeden Fall sollten Sie das Datensicherungssystem so einrichten, dass es automatisch und selbstständig so viel Arbeit wie möglich erledigt. Kommt man auf die Idee, die Datensicherung regelmäßig händisch selbst durchzuführen, so endet das meist in vergessenen Datensicherungen.

Solange wir Software anbieten werden wir von Anwendern gefragt, ob denn das Programm eine eingebaute Datensicherungsfunktion hätte. Da dieser Kundenwunsch mehrfach geäußert wurde, haben unsere Programme in der Regel eine solche Option. Grundsätzlich machen aber isolierte Datensicherungen keinen Sinn. Eine Datensicherung sollte systemweit und mit spezialisierten Programmen durchgeführt werden. Denn nicht nur die Daten unseres Programmes müssen gesichert werden. Denken Sie nur daran, wie viele Dateien Sie alleine mit Office Programmen erstellen und pflegen. Da brauchen Sie ein systemübergreifendes Werkzeug.

Wie man heute eine CRM Anwendung nutzen sollte

Projekte

Eine gute CRM Anwendung sollte neben der Datenspeicherung und einfachen Suchwerkzeugen auch Instrumente zu einer übergreifenden Organisation der Daten bereithalten. Mal eben eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse heraussuchen, das kann man auch mit einer Excelliste. Vielmehr kommt es darauf an, auch komplexere Zusammenhänge abbilden zu können. Das Herstellen von Beziehungen zwischen den Datensätzen ist dabei noch die einfachste Form.

Abseits der Anwendung muss man auch organisatorisch richtig aufgestellt sein. Das C von CRM sollte sich dabei nicht auf Kunden im engen Sinn beschränken. Vielmehr soll das System alle mit dem Unternehmen verbundene Einheiten verwalten. Dazu gehören Steuerberater und Rechtsanwälte ebenso wie Handwerker, externe Dienstleister, Amtsträger und Politiker. So hat man deren Daten nicht nur schnell im Zugriff, sie stehen auch für weitere Zwecke zur Verfügung.

Warum diese Anforderungen? Zur Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen. Sie möchten ein Event veranstalten, eine Hausmesse, eine Produktvorstellung, ein Jubiläum. Dazu sollen Kunden, Lieferanten, Presse und für das Unternehmen wichtige Multiplikatoren eingeladen werden. Für die Veranstaltung selbst braucht es zahlreiche Dienstleister. Hierzu zählen Caterer, Musiker oder DJ, Druckerei, Innenausstatter, Service- und Reinigungskräfte. An diesem Beispiel wird schnell klar, warum nicht nur Kunden ins CRM gehören. Sind all die benötigten Daten bereits im System, wäre es wünschenswert, damit auch das Event organisieren zu können.

Der Schlüssel dazu sind Projekte. ProAdress kann Projekte verwalten. Zur Vereinfachung sprechen wir im Folgenden von Adressen und meinen damit alle im CRM eingetragenen Firmen und Personen. ProAdress kann zu jeder Adresse unbegrenzt Kontakte, Dokumente und ToDos (Aufgaben) speichern. Damit lässt sich für jede Adresse eine komplette Historie führen. Eine übersichtliche Darstellung der Historie stellt ProAdress aus den gespeicherten Angaben selbst zusammen.

Durch Projekte lassen sich Kontakte, Dokumente und ToDos beliebig vieler Adressen zusammenfassen. Eine Adresse kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Adressen verknüpft werden. Projekte stellen eine zusätzliche Ordnungsebene dar. ProAdress stellt zu jeder Adresse nicht nur die Aktivitäten und Dokumente dar, sondern auch die verknüpften Projekte. ProAdress lässt dem Anwender die Wahl, Projekte zu nutzen. Es besteht aber keine Notwendigkeit für jede kleine, individuelle Aktion ein Projekt anzulegen.

Bei der Darstellung eines Projektes in ProAdress werden die Adressen zusammen mit Ihrer Funktion aufgelistet. Zu jeder Adresse werden dann auch die Kontakt-, Dokument-, und ToDo Einträge aufgelistet. Allerdings nur solche, die auch zum Projekt gehören.

Zurück zum Beispiel, dem Event. Es bietet sich an, hierfür zwei Projekte anzulegen. Das erste Projekt steuert alle Aktivitäten rund um den öffentlichen Bereich. Hierzu können Einladungen, Social Media, Pressemitteilungen und Ähnliches zählen. Das zweite Projekt begleitet die internen Aktivitäten wie Räumlichkeiten, Unterhaltung, Bewirtung, Technik, Beleuchtung etc.

Da es ProAdress ermöglicht, jede Adresse mit jedem Projekt zu verknüpfen, können alle im System erfassten Daten sofort und unmittelbar genutzt werden. Sollten später neue Adressen hinzukommen, können diese ebenfalls nahtlos ins Projekt integriert werden.

Grundsätzlich überlegt man für jedes Vorhaben, wie umfangreich es werden könnte. Danach wird die Aufteilung auf ein oder mehrere Projekte vorgenommen. Werden zu viele Punkte bzw. Adressen in ein Projekt gepackt, leidet die Übersichtlichkeit. Ebenso, wenn man die Aufteilung zu kleinteilig wählt. Dann muss man oft zwischen den Projekten springen, um Dinge einzutragen oder nachzuschauen.

Wir als Hersteller von ProAdress führen zu jedem Kunden i.d.R. drei Projekte. Das erste Projekt ist das Produkt. Damit decken wir alles um den Produktverkauf ab wie Beratung, Verkauf, Updates. Das zweite Projekt ist Support. Dort werden Info zu Supportanfragen, Fernwartungen und Lösungen verwaltet. Als drittes Projekt führen meist noch die Allgemeine Verwaltung. Dort verwalten wir Dinge wie die Wechsel von Ansprechpartner, Neuausstellung von Rechnungen und Ähnliches.